Сегодня 16 декабря 2017 г. | 10:03    На главную Карта ресурсов INFMAN Написать письмо
Консалтинговый проект с фирмой "Ролтэкс". 1 этап - Системный анализ бизнес-процессов.
Проведение проектных работ по анализу и реинженирингу бизнес-процессов фирмы "Ролтэкс". 1 этап - Системный анализ бизнес-процессов.

«Консалтинговый проект с фирмой «Ролтэкс». 1 этап - Системный анализ бизнес-процессов.»

Вся информация представленная на этой странице строго конфиденциальная и предназначена исключительно для ознакомления. Незаконная перепечатка или распространение в коммерческих целях преследуется по законам РФ.

INFMAN и фирма «Ролтэкс», специализируемая на продаже строительных материалов, заключили договор о проведении консалтинговых работ в рамках услуг «Системный анализ бизнес-процессов» и «Прогнозирование».

Целью договора было решение следующих проблем заказчика:

  • Определение источников дополнительных затрат;
  • Определение «узких мест производства»;
  • Определение зависимости прибыли от различных факторов, в том числе: затраты, численность персонала, расходы на заработную плату.
  • Определение факторов, наиболее влияющих на прибыль, обосновав возможные пути решения проблем.

Для решения задачи была организована проектная группа INFMAN, в которую входило 3 человека. Ими была определена следующая последовательность работ:

  • Сбор сведений об объекте (экономико-статистические показатели хозяйственной деятельности объекта, интервью с некоторыми работниками, общая оценка ситуации);
  • Составление и структурное изображение в стандартной нотации бизнес-процессов «Управление продажами строительных материалов»;
  • Выделение измеряемых показателей процесса по источникам возникновения затрат;
  • Составление экономико-статистической модели (выявление тенденции, определение значимости тех или иных факторов, влияющих на модель);
  • Обоснование пути решения проблем.

1. Этапы проекта.

Сбор сведений осуществлялся экспертным методом. Участникам процессов было предложено ответить на ряд вопросов в специально разработанной анкете. Также получены данные по деятельности объекта в виде экономических показателей.

Далее приводится часть диаграмм бизнес-процессов в нотации ARIS с целью ознакомить читателей с методологией ARIS и продемонстрировать опыт INFMAN при анализе бизнес-процессов. (Заказчик выбрал эту нотацию в виду того, что из предложенных вариантов ARIS показался для него наиболее понятным, а также то, что по нашим предложениям и отзывам ARIS понадобится ему впоследствии при построении системы управления качеством).

В «Ролтэкс», подобно любой компании, существуют как основные бизнес-процессы, так и обеспечивающие.

Одним из основных бизнес-процессов в рассматриваемой компании является процесс продаж материалов конечным потребителям. Процесс образует VAD-цепочку деятельности, диаграмма которой изображена на рисунке:

В процессе не учитываются процессы, связанные со складским хозяйством, т.к. потенциально здесь не возникает добавленного качества, и эта деятельность фактически является вспомогательной.

Наши специалисты исследовали процессы, исходя из потребностей заказчика. Поэтому многие детали были опущены.

Процесс отгрузки продукции состоит из функций, изображенных на eEPC-диаграмме (eEPC – Extended Event Process Chain – событийная цепочка процесса) на рисунке:

Нашими специалистами была проделана достаточно трудоемкая работа по описанию данного процесса, т.к. некоторые процессы работают фактически без входной и выходной информации (процессы ожидания выполнения функции) и не подвергаются традиционной нотации Событие-Документ-Функция-Документ-Событие eEPC-диаграмм ARIS.

После изображения основных процессов, наши аналитики провели анализ диаграмм бизнес-процессов и выявили следующие элементы на подозрение в существовании источников дополнительных затрат и «узких мест производства»:

  • Процесс отгрузки продукции;
  • Процесс управления закупками;

На примере отгрузки продукции мы рассмотрим, как можно оптимизировать процесс, а также рассчитать экономическую эффективность от проводимой оптимизации.

Процесс отгрузки инициируется в момент, когда на выходе процесса формирования платежных документов возникает указание от начальника отдела продаж на отгрузку. Платежные документы отправляются либо по почте, либо через курьера организации-покупателю.

После запуска процесса происходит формирование план-графика работ. Он составляется отделом доставки под руководством начальника отдела доставки. План-график включает распределение по рабочим на выполнение погрузочных работ конкретных товаров. После этого запускается процесс погрузки.

В процессе погрузки загружается возвращенный вагон, который прибыл в предыдущем процессе отгрузки товаров. Рабочие выполняют загрузку согласно расписанию план-графика работ. После этого товар становится погруженным, а на выходе данной функции появляется информация по загруженному товару.

Теперь загруженный товар отправлялся заказчику, а рабочие и отдел доставки ожидали возвращение вагона обратно. Такая схема работала у заказчика и не вызывала проблем и беспокойства, т.к. в часы пик все силы бросались на максимальную погрузку вагона.

Специалисты INFMAN, проработав этот материал, пришли к выводу о несовершенстве работы данной схемы. Также были взяты показатели по работе данного процесса (здесь и далее приводятся вымышленные данные, но сохраняющие реальную тенденцию). В таблице приведены данные по численности сотрудников и заработной платы рабочим в период с 12 января 2001 г по 3 сентября 2002 г с 7 интервалами.

Дата

Численность работников

Затраты на заработную плату рабочим

Всего

Рабочие

12.01.2001

80

20

220 т.р.

06.03.2001

85

25

240 т.р.

01.09.2001

95

35

270 т.р.

24.11.2001

110

55

360 т.р.

04.02.2002

105

60

340 т.р.

16.06.2002

100

55

380 т.р.

03.09.2002

95

45

370 т.р.

Среднее число:

96 человек

42 человека

304 т.р.

Из данной таблицы видно, что в начале 2002 г. у компании был переломный момент в найме рабочих и общая стратегия «экстенсивного» развития (увеличение численности рабочих) была отклонена.

Исходя из причин, которые возникли перед компанией, а также учитывая сохранение тенденции к росту прибыли (и заработной платы) и увеличению объемов продаж, перед специалистами INFMAN встала задача решить проблему данного «узкого» места и предложить «Ролтэкс» способ уменьшения затрат.

2. Решения INFMAN.

Руководству «Ролтэкс» было предложено 2 способа уменьшения затрат:

  • Уменьшение затрат за счет аренды новых желензно-дорожных вагонов;
  • Применить метод реинжениринга с целью кардинальной перестройки бизнес-процесса отгрузки товаров и получения сверхрезультатов от такого внедрения.

После проведения консультаций с нашими экспертами, руководство «Ролтэкс» решило пойти вторым методом, осознавая, что это поможет выйти компании на новый уровень бизнеса.

Реинжениринг бизнес-процесса отгрузки товаров.

Проверив еще раз данные по отгрузкам, выяснилось, что наибольшая часть затрат приходится на заработную плату рабочим (на рисунке).

Вызывает сомнения тот факт, что действительно ли необходимо столь большое количество рабочих (от 20 до 60 в разное время). Мы подумали, что на схеме процессов последние 2 функции в процессе отгрузки выполняют только роль ожидания, поэтому перестраивать цепочку бизнес-процесса нужно начинать с этих 2 функций.

Функция ожидания отправления вагона и возврата вагона тесно связаны с функцией погрузки вагона. При этом зависимость здесь настолько сильная, что улучшение работы процесса зависит только от скорости и оперативности погрузки. Эта мысль навела проектную группу INFMAN на то, что качественный переход/скачок возможен лишь в том случае, если функцию погрузки выполнять не посылая указания на отгрузку, а тщательно планируя и распределяя работы по процессу. А для этого существует 2 способа:

  • Перестроить окружающие бизнес-процессы (например, перестроить процесс планирования);
  • Воспользоваться одним из инструментариев реинжениринга – перенести часть бизнес-процесса к клиенту/сторонней организации для того, чтобы часть работ выполнялась самим клиентом (что способствует снижению издержек поставщика) или работы выполнялись бы сторонними (иногда внутри компании-поставщика) профессионалами, которые способны оптимизировать работы и выявить дополнительную экономию при профессиональной организации бизнеса.

Перестройка процесса планирования невозможна в связи с особенностями бизнеса «Ролтэкс» (клиенты заблаговременно обращаются за покупкой материалов).

Поэтому было решено передать процесс погрузки и доставки сторонней железно-дорожной организации, специализирующейся на организации перевозок.

В этой связи перестроенный процесс выглядит так, как показано на следующем рисунке:

После этого мы предложили провести тендер на обслуживание ж.-д. перевозок «Ролтэкс» среди внешних организаций. Была выбрана компания, у которой наименее загружены линии перевозок, а стоимость доставки на большие расстояния минимальная из всех предложенных.

Самым тяжелым шагом при проведении реинжениринга в «Ролтэкс» стал роспуск отдела доставок. Служба персонала «Ролтэкс» предложила рабочим другие вакантные места при содействии кадровых агенств. В результате увольнению подлежало 47 человек. А также способствовало уменьшению расходов на обслуживание собственных ж.-д. вагонов. Заказчику было предложено полностью прекратить эксплуатацию своего транспорта, оставив его в резерв, а также наладить четкий механизм взаимодействия с новым бизнес-партнером по доставке товаров.

Преимущества данного метода:

  • Сокращение затрат на содержание собственного погрузочного хозяйства;
  • Сокращение затрат на выплачиваемую заработную плату;
  • Сокращение затрат на доставку в связи с равномерной загрузкой партнера по доставке;
  • Сокращение штата и уменьшение налогооблагаемой базы.

Результаты реинжениринга бизнеса.

В результате (в течение месяца фиксировались показатели по эффективности работы процесса) специалисты INFMAN представили заказчику – компании «Ролтэкс» новые данные по работе компании:

За 1 месяц (ноябрь):

Дата

Численность работников

Затраты на заработную плату рабочим

Средняя прибыль (месячная)

Всего

Рабочие

03.09.2002

95

45

370 т.р.

575 т.р.

Среднее число:

96 человек

42 человека

304 т.р.

586 т.р.

Реабилитация

01.12.2002

48

-

160 т.р.1

868 т.р.

Среднее число:

48 человек

-

160 т.р.

868 т.р.

Таким образом, компания «Ролтэкс» вместе с группой INFMAN сумели найти решение по увеличению прибыли с 586 т.р. до 868 т.р., что способствовало развитию бизнеса компании и укреплению на рынке.

Прогнозирование.

В следующем разделе - рассмотрение применения услуги «Прогнозирование» в рассматриваемом проекте.

INFMAN приглашает Вас пройти бесплатные консультации у наших специалистов с целью знакомства с услугами и бизнесом «INFMAN». Возможно, именно в вашей ситуации необходим наш опыт и профессионализм. Ждем Вас!

[1] Стоимость контракта на обслуживание перевозок «Ролтэкс».


доставка цветов Курьерские поручения Услуги, из роз доставка подарков и цветов ростов на дону | Диваны 8 марта каталог и цены официальный сайт подробнее.
 
Разработано web-development компания INFMAN © 2004-2005